Processamento do seu back office

Se estiver sobrecarregado com a transcrição médica ou com a introdução de dados bancários, se precisar que os seus dados sejam tratados ou formatados o mais rapidamente possível, ou se quiser concentrar-se na sua atividade principal e delegar algumas funções administrativas que consomem muito tempo, o nosso centro de contacto pode tornar-se o seu gestor de back office.

O termo back office abrange uma grande variedade de serviços. O back office é literalmente o escritório de apoio da sua empresa. Consoante a atividade da sua empresa ou a sua dimensão, o que está realmente nos bastidores da sua empresa, o coração da atividade de serviço ou de produção, pode incluir ou dizer respeito a vários departamentos. Desde a elaboração de facturas ao acompanhamento das cobranças dos clientes, sem esquecer a cobrança de dívidas? Gerir a contabilidade, reparar as remessas de cheques e de letras, gerir os contratos com os fornecedores, preparar e acompanhar os pagamentos aos fornecedores, organizar as agendas, pagar as facturas, gerir as contas de despesas, introduzir os processos dos clientes, arquivar, arquivar e muito mais.

Não é a primeira coisa que nos vem à cabeça quando pensamos num centro de contacto, mas é uma faceta oculta muito importante da nossa atividade.

A crise da Covid-19 ensinou-nos uma lição sobre como repensar a forma como as empresas trabalham. Milhões de trabalhadores foram subitamente obrigados a trabalhar em regime de teletrabalho de um dia para o outro. E, para surpresa de muitos, a qualidade do seu trabalho melhorou muitas vezes apesar (ou por causa) da mudança súbita. No que diz respeito ao nosso centro de contacto, estávamos preparados. Os nossos agentes já faziam o seu trabalho à distância há vários anos.

Confiar-nos o seu back office compensa

  • A primeira das três razões para subcontratar o seu back office a um prestador de serviços como a Ubinaweb é poupar tempo. Ao confiar-nos estas tarefas, liberta tempo precioso para se concentrar na sua atividade principal ou em estratégias novas e mais inovadoras.
  • A segunda razão é que o back office subcontratado por um centro de contacto como o nosso lhe proporciona uma certa continuidade após o horário de expediente e durante as férias, bem como uma certa flexibilidade para fazer face a picos ou quebras de atividade. O nosso centro de contacto dispõe de todos os recursos humanos necessários para assegurar a continuidade das suas operações em todas as circunstâncias. Os serviços oferecidos pelo nosso centro de contacto podem ser adaptados às suas necessidades: um operador de introdução de dados durante uma semana por mês, uma secretária à distância durante 3 horas por dia ou um redator durante 3 artigos por mês. Temos uma oferta à medida para o efeito.
  • Terceira razão: não é preciso ser uma grande empresa para o fazer. E também não é um luxo.

É o proprietário dos dados e controla os processos

O backoffice que lida com muita informação confidencial precisa de ser encarado com um grão de sal. Já era assim antes, mas é ainda mais com a chegada do RGPD (Regulamento de Proteção de Dados). É crucial encontrar um prestador de serviços de confiança e profissional que tenha todas as medidas para realizar as suas operações de forma segura. Desde simples cláusulas de confidencialidade até à encriptação de documentos e redes seguras. No que diz respeito ao pessoal que colocamos à sua disposição, terá ao seu serviço profissionais experientes, com capacidade de negociação e de comunicação, e que assimilam rapidamente processos complexos.

O nosso centro de contacto pode oferecer uma vasta gama de serviços de back-office:

  • Pesquisas online: precisa de agentes que pesquisem online informações sobre os concorrentes ou que efectuem pesquisas na Internet para criar bases de dados?
  • Introdução de dados de imagem: para as empresas que processam imagens ou têm bancos de imagens, tarefas como a triagem de imagens, a introdução de dados de imagens, a indexação de imagens, a fusão e edição de imagens, a conversão de imagens e a introdução de dados de imagem podem ser subcontratadas a uma empresa especializada em serviços de back-office.
  • Transcrição: os serviços de transcrição são uma parte essencial de qualquer organização jurídica ou médica. A transcrição de gravações áudio e de voz pode levar horas de trabalho, tornando-se uma necessidade dispendiosa para os consultórios. A externalização da transcrição pode ser uma alternativa económica à realização do serviço internamente.
  • Introdução de dados sobre os produtos: numa altura em que o comércio eletrónico está a florescer, muitas tarefas como a adição de descrições, características e especificações dos produtos, a adição de imagens dos produtos, a organização dos produtos em categorias e subcategorias, a adição dos preços dos produtos e a introdução de dados para catálogos em linha podem ser externalizadas.
  • Limpeza de dados: todas as bases de dados necessitam de manutenção periódica para garantir a qualidade dos dados. As tarefas associadas aos serviços de limpeza e validação de dados podem ser subcontratadas. Estas incluem: remoção de registos duplicados e inválidos, adição de detalhes e variáveis em falta, interligação de múltiplas fontes de dados, correção de valores, etc.
  • Introdução manual de dados: estamos na era da automatização e da digitalização, mas a maior parte dos dados ainda está em papel. Se tiver necessidades de introdução manual de dados para documentos impressos, não estruturados ou manuscritos, nós podemos ajudá-lo. A externalização desta tarefa terá um impacto positivo na sua atividade.
  • Introdução de dados de facturas e encomendas: a sua equipa de contabilidade será aliviada de uma grande pressão se a introdução de dados de facturas e encomendas em formato digital, bem como de notas de crédito e débito, for externalizada. Pode também externalizar a atualização do seu CMS, do seu software de aplicação comercial ou dos seus sistemas de gestão de documentos.
  • Formatação de documentos: a edição não é o único sector que necessita de formatação de documentos. A colocação de marcadores e hiperligações, cabeçalhos e rodapés, numeração e legendas e a criação de índices podem ser externalizados.
  • Processamento de formulários: a transferência dos dados dos formulários recolhidos para um sistema eletrónico é de importância primordial se a sua empresa desejar explorar as informações para fins comerciais. O tratamento de todos os dados dos formulários de estudos de mercado, de seguros, médicos, jurídicos, de registo, de expedição, de inscrição e de fidelização pode ser externalizado.
  • Conversão de dados: a conversão de um formato de ficheiro para outro é uma tarefa que pode ser facilmente externalizada. Exemplos de subcontratação incluem a conversão de HTML e XML, a conversão de livros electrónicos, a conversão de documentos, a conversão de PDF e muito mais.

Combine dois benefícios numa única ação: reduza os seus custos e encontre uma equipa competente

A externalização já não é apenas uma questão de reduzir custos e poupar dinheiro. Trata-se também de aumentar a eficiência da sua empresa, externalizando tarefas de menor valor acrescentado, ou subcontratando certas tarefas altamente qualificadas devido à falta de competências internas, ou para racionalizar os seus custos ou chegar ao mercado mais rapidamente do que os seus concorrentes.

A vantagem adicional que oferecemos é que o ajudamos a tornar a sua força de trabalho mais flexível e, ao mesmo tempo, damos-lhe acesso a empregados altamente qualificados que podem atualizar as suas competências. O nosso centro de contacto e back office podem assumir a gestão dos seus processos internos em 2 a 4 semanas. Acabaram-se os problemas de recursos humanos e as falhas tecnológicas. Acabou-se o pessoal inflexível e os atrasos.

Se está na altura de contratar um serviço BPO multilingue de qualidade, queremos ajudá-lo.

Solicite uma consulta com um dos nossos consultores para discutir as suas necessidades de transcrição, introdução de dados, pesquisa ou outras necessidades de outsourcing de back-office.