Para que serve ter uma base de dados actualizada?
Porque é que é vital para a sua empresa ter uma base de dados actualizada?
Uma base de dados limpa e actualizada é a base de qualquer boa campanha de marketing. Uma base de dados bem mantida permite-lhe enviar e-mails relevantes que correspondem às necessidades pessoais dos seus destinatários. Os dados estão na base do sucesso de qualquer campanha de marketing e, por conseguinte, do desenvolvimento comercial da empresa.
A gestão dos dados não deve ser um fardo para as suas actividades principais. Também não deve sobrecarregar os empregados, cujo tempo pode ser mais bem empregue noutras tarefas, e nem sempre é económico recrutar uma equipa interna dedicada à gestão de dados. Felizmente, os fornecedores de serviços de captura de dados, como a Ubinaweb, oferecem a oportunidade de transformar os seus dados num ativo valioso.
MANTENHA A SUA BASE DE DADOS LIMPA E ACTUALIZADA EM SETE PASSOS
Ter uma base de dados mal estruturada significa começar mal, seguir o caminho errado e ir na direção errada. É pouco provável que leve a sua empresa a algum lado. Então, quais são os segredos para ter uma base de dados limpa, actualizada, utilizável e sustentável? Eis como manter a sua base de dados actualizada em onze passos simples:
1. Centralize os seus dados
Localize todos os seus dados de forma centralizada num único programa ou ficheiro. Desta forma, só tem de procurar e atualizar um local. Se utilizar uma aplicação externa, como um sistema CRM, ligue este sistema ao seu software de marketing e utilize integrações ou uma API SOAP para sincronizar as suas bases de dados. Se tiver duas bases de dados, pode continuar a gerir todas as suas informações a partir de um único local.
A utilização de um software de CRM é a primeira regra a seguir se quiser criar uma base de dados utilizável e actualizada. Atualmente, é uma ferramenta essencial para centralizar e segmentar os dados da empresa. É uma ilusão pensar que os vendedores podem continuar a trabalhar "sozinhos" nos seus ficheiros Excel. Para vender e, sobretudo, para fidelizar os clientes, é necessário trabalhar em equipa. Atualmente, o desenvolvimento comercial bem sucedido já não depende apenas da força de vendas, mas de todos os intervenientes na empresa. Todos têm de estar concentrados na satisfação do cliente. Para ter sucesso, os dados devem ser partilhados e acessíveis, porque todos os departamentos estão interligados e são interdependentes. O CRM torna isto possível.
2. Estruturar o CRM para criar uma base de dados de qualidade
O CRM não fará o trabalho por si, é uma ferramenta e, como tal, continua a depender do trabalho humano. Por muito rica em funcionalidades e intuitiva que seja, se for utilizada incorretamente, será inútil. Por isso, o importante não é tanto a ferramenta, mas sim os utilizadores. É essencial personalizar e configurar a sua solução para facilitar a sua utilização. Não se deve, de forma alguma, exagerar e transformá-la num "apanhado geral". Isto pode criar duplicações, atrasar o processamento, não cumprir o RGPD e tornar ilegível a informação alterada. Acima de tudo, mantenha uma visão geral. Mantenha uma visão geral da sua base de dados, utilizando nomes, separadores e definições de dados claros. As selecções permitem-lhe apresentar uma base de dados de diferentes formas. Segmente grupos-alvo, por exemplo, campanhas passadas ou tipos de relação (prospeto, cliente existente, etc.). A Ubinaweb pode ajudá-lo com estas tarefas repetitivas e morosas.
3. Enriqueça a sua base de dados e actualize as informações permanentemente
É igualmente importante atualizar todos os registos que contenham dados antigos com as informações mais recentes, de modo a manter a base de dados actualizada. Esteja atento aos contactos inactivos ou aos contactos que possam ter deixado os seus empregos, uma vez que os seus registos podem ter de ser eliminados ou actualizados em conformidade. Preencha os dados dos seus clientes com os resultados de todas as campanhas que efetuar. Um bom software de marketing fá-lo-á automaticamente por si. Uma caraterística útil encontrada em algumas plataformas de CRM e de automatização de marketing é a recolha de informações públicas através de fontes de redes sociais, como o LinkedIn. Esses sistemas podem extrair informações sobre potenciais clientes e contactos, como o cargo e a empresa atual, através das redes sociais e disponibilizá-las através do CRM, para que possa ter a certeza de que possuem os dados mais actualizados sobre os seus potenciais clientes e contactos. A limpeza da base de dados é uma rotina essencial para a viabilidade a longo prazo do seu CRM. O CRM deve ser o repositório único, eficiente e inteligente de dados estratégicos da empresa. Quanto mais personalizado for o CRM, mais fácil será a sua utilização, mais será utilizado, mais será enriquecido e, por conseguinte, mais eficientes serão todos os serviços. Eis algumas pistas a seguir:
- Adicione novos dados imediatamente. Mantenha a sua base de dados completa, adicionando sempre novos dados, em vez de os guardar primeiro numa localização diferente. Desta forma, a sua base de dados estará sempre actualizada.
- Determine os objectivos de cada serviço para elaborar uma lista das necessidades de dados de cada um, com o objetivo de criar uma base de dados coerente.
- Determine quais os dados que são úteis a cada serviço para classificar e personalizar as fichas dos clientes.
- Determine quais os dados que devem ser preenchidos para garantir a fiabilidade da base de dados e o tratamento correto dos dados.
- Identifique as ferramentas comerciais e de gestão que devem ser sincronizadas para garantir um conhecimento completo dos clientes.
- Reflita sobre os alertas e as funções automáticas a criar para facilitar o trabalho do seu pessoal.
4. Monitorize os resultados
Acompanhe sempre de perto os resultados dos seus e-mails e trate meticulosamente os cancelamentos de subscrição, as devoluções e as transferências. Limpe a sua base de dados após cada mensagem enviada.
5.Permita que os clientes actualizem os seus próprios dados
Porquê fazer todo o trabalho sozinho? Dê ao seu cliente a opção de atualizar dados como o endereço através de formulários Web.
6.Impeça a ocorrência de dados incorrectos
Ao aceitar informações introduzidas (por exemplo, a partir de formulários), todos os dados devem ser validados para reduzir o risco de as pessoas introduzirem informações falsas sobre si próprias. Também deve ter cuidado com os dados recolhidos através da integração do seu CRM com soluções de terceiros. Nem todos os dados contidos noutro repositório precisam de voltar ao seu CRM. Embora a validação ajude, deve sempre verificar novamente os novos registos para garantir que são válidos. Estabeleça um processo interno ou peça a um fornecedor de serviços que efectue estas verificações para garantir a qualidade dos dados.
Eis alguns exemplos:
- Comunicação interna: todos estão conscientes da importância dos dados? Dedicar alguns minutos a uma informação pode render muito mais dinheiro a um empregado ou permitir que um vendedor efectue uma venda. É um jogo coletivo que traz muito para a empresa. Pode enviar regularmente extractos da sua base de dados à Ubinaweb para que possamos limpá-la ou actualizá-la em função das necessidades. Em certos casos, dada a importância da qualidade de certos dados, é mesmo aconselhável prever incentivos para uma boa gestão das actualizações, ou impor sanções em caso de negligência prejudicial.
- Pense nos direitos de criação: qualquer pessoa pode criar novas entradas ou novos contactos? Existem campos obrigatórios a preencher, como o número SIRET, o volume de negócios, a data de criação, o número de empregados, os códigos dos produtos adquiridos, etc.? ?
- Crie um processo de gestão dos contactos provenientes de formulários Web. Deve ser possível ligá-los rapidamente a empresas conhecidas ou, se não for esse o caso, completá-los com dados primários para que possam ser processados pela força de vendas. Mais uma vez, pode confiar esta tarefa à Ubinaweb.
7. Lute contra os duplicados
Desde 1 de janeiro de 2017, o INSEE disponibiliza o seu ficheiro de 10.000.000 de estabelecimentos franceses. Tem agora acesso gratuito aos seus dados SIRENE e SIRET. Pode desduplicar as suas bases de dados e actualizá-las você mesmo, ou confiar à Ubinaweb a tarefa de atualizar os seus dados. Se os seus clientes são principalmente empresas francesas, o SIRET é a pedra angular da sua gestão de dados e constitui o coração do seu CRM. Para uma primeira limpeza :
- Se não tiver um CRM: centralize os seus dados num único documento (por exemplo, Excel). Numa primeira fase, terá de desduplicar as suas empresas por nome e morada e acrescentar o seu SIRET. É uma tarefa gigantesca, mas, com a ajuda da Ubinaweb, conseguirá realizar o trabalho e obter uma grande vantagem.
- Se dispõe de um CRM: a operação será um pouco mais fácil. Pode obter o ficheiro INSEE e pedir à sua ferramenta que reconcilie os SIRET. Em pouco tempo, poderá deduplicar, atualizar os seus dados e determinar quais os seus antigos clientes ou potenciais clientes que foram anulados. Também neste caso, a Ubinaweb pode ajudar. Se pretender alugar ou comprar uma base de dados de marketing, terá também de verificar os dados já existentes, deduplicar, segmentar e atualizar os registos já criados.
Os duplicados podem levar a cálculos incorrectos ou a interpretações erradas das acções de venda. Por conseguinte, é aconselhável implementar um processo para verificar os registos duplicados e removê-los da base de dados. Também é importante garantir que, quando os registos duplicados são eliminados, o registo restante é totalmente atualizado com todas as informações disponíveis. Muitos sistemas de CRM e as suas plataformas de automatização de marketing oferecem a opção de eliminar automaticamente os registos duplicados, o que poupa uma quantidade considerável de tempo. Para enriquecer uma base de dados, não deve ter medo de fazer eliminações, por vezes em grande número. Trata-se de uma regra delicada mas necessária. Uma base de dados eficaz precisa de viver e de ser regularmente limpa. Qual é o interesse de manter os potenciais clientes com quem não fala há anos? Qual é o interesse de manter potenciais clientes que não correspondem ao seu objetivo? Mesmo com uma boa ferramenta de automatização de marketing, não vale a pena manter uma ligação com qualquer pessoa. É preciso saber selecionar e concentrar-se nos contactos relevantes. O excesso de informação permite-nos registar tudo no CRM, mas isso é um erro porque corre o risco de acabar com uma base de dados obsoleta. É preferível concentrar-se nos dados que são utilizados diariamente, de modo a ter uma base de dados limpa e utilizável. Para uma maior eficácia de marketing, é preferível ter uma base de dados fiável e ativa.
- Identifique informações obsoletas (mudança de endereço, mudança de pessoa de contacto, etc.) e elimine-as ou actualize-as.
- Limpe os seus alvos para manter apenas os contactos activos (um contacto que não abre os seus e-mails há 2 anos deve permanecer no CRM?)
- Faça regularmente cópias de segurança da sua base de dados
8. Trabalhe com opt-ins duplos
Evitar queixas sobre correio não solicitado (spam). Utilize double opt-ins para ter 100% de certeza de que os destinatários querem receber as suas mensagens electrónicas:
- Permitir que alguém se inscreva (através de um formulário Web, por exemplo),
- Envie-lhe uma mensagem de correio eletrónico pedindo-lhe que confirme a sua subscrição.
9. Elimine registos de spam
Os registos de spam são os contactos ou potenciais contactos que contêm informações incorrectas, como dkfjs@gmail.com para um endereço de correio eletrónico. Estes registos não fornecem qualquer informação útil, pelo que devem ser removidos da base de dados.
Há muitas vantagens em ter uma base de dados limpa. Uma base de dados limpa garante uma orientação mais precisa dos potenciais clientes e reduz o desperdício de recursos de marketing, melhorando assim a rentabilidade. Seguindo estas dicas simples, pode garantir a eliminação de todos os dados errados e manter a base de dados tão limpa e actualizada quanto possível.
Porquê e quando deve subcontratar a gestão da sua base de dados?
Como muitas outras empresas, tem uma base de dados. É muito útil no dia a dia para acompanhar as suas vendas, clientes, stocks, etc. Permite-lhe ler o desempenho atual e antecipar os futuros. Permite-lhe ler o desempenho atual e antecipar o desempenho futuro. As bases de dados são igualmente necessárias para armazenar informações e classificá-las posteriormente. Trata-se, portanto, de uma parte essencial da sua organização. Então, porquê confiar a sua gestão a uma empresa externa? Muitas vezes não sabemos se a externalização é realmente a melhor solução para este problema. E como pode ter a certeza de que está a delegar a gestão dos seus dados à organização certa?
1. Supere os desafios de escala
A transformação digital é um processo de melhoria contínua, e não um destino final. Como tal, para apoiar o crescimento contínuo do negócio e satisfazer as necessidades do mercado em evolução, a sua abordagem à gestão de dados tem de ser escalável e flexível. É difícil contratar constantemente novos funcionários para responder aos seus desafios crescentes em matéria de dados. São necessários vários meses para que um novo funcionário atinja a sua produtividade total, o que é um negócio dispendioso e arriscado. Por outras palavras, as equipas internas carecem de escalabilidade. Além disso, a gestão de dados é um trabalho monótono que geralmente aumenta as taxas de rotatividade. A utilização de um prestador de serviços de gestão de dados permite-lhe transferir a carga para uma equipa externa. Neste caso, a externalização do trabalho para a força de trabalho formada e gerida pela Ubinaweb oferece escalabilidade e responsabilidade sem os problemas de comunicação e controlo de qualidade tipicamente associados à externalização.
2. Melhore a qualidade dos seus dados
A introdução de dados pode parecer uma tarefa pouco qualificada e, em muitos casos, é mesmo. Mas a qualidade dessa introdução de dados e a sua consistência num conjunto de dados pode ser crítica. Se estiver a digitalizar registos para utilizar os dados de forma mais estratégica, o seu projeto estará condenado ao fracasso se esses registos recém-digitalizados contiverem erros e inconsistências. E em sectores como os cuidados de saúde e as finanças, os dados de elevada qualidade são essenciais, onde dados incorrectos podem significar sucesso ou fracasso. Embora a sua equipa interna possa ter os conhecimentos específicos do sector para efetuar ela própria as tarefas de introdução de dados, isso não significa que o deva fazer. Por exemplo, utilizar o tempo de uma enfermeira é muito melhor do que transcrever manualmente registos médicos. Se a sua equipa for afastada das suas funções principais para realizar tarefas aborrecidas, há uma maior probabilidade de redução da satisfação no trabalho e de aumento da rotatividade, o que também pode comprometer a qualidade dos seus dados. Naturalmente, os serviços de introdução de dados variam em termos de qualidade e é importante considerar cuidadosamente as opções. O outsourcing aberto, por exemplo, carece de supervisão e responsabilidade. No entanto, os serviços de captura de dados que fornecem integração e formação, como a força de trabalho gerida da Ubinaweb, podem oferecer maior atenção aos detalhes e controlo de qualidade.
3. Trate rapidamente os casos extremos
Embora a introdução de dados esteja muitas vezes associada a um trabalho monótono que poderia ser melhor realizado por processos automatizados, há muitas situações em que podem ocorrer extremos, e é necessário ter pessoas para analisar e moderar essas situações. Embora a automatização tenha progredido até um nível em que pode efetuar a maioria das tarefas rotineiras de introdução de dados com um mínimo de intervenção humana, continua a ter uma taxa de erro. Por exemplo, o reconhecimento ótico de caracteres (OCR) tem uma taxa de erro entre 5% e 20%. Felizmente, a própria automatização pode ajudar a identificar potenciais problemas com a captura e transcrição automatizadas de dados, graças aos algoritmos de monitorização de excepções. No entanto, estes continuam a exigir a intervenção humana no circuito para efetuar correcções manuais. Isto é algo que leva tempo e pode ser negligenciado quando se trabalha com uma equipa interna. Os melhores serviços de recolha de dados utilizam uma combinação óptima de pessoas, processos e tecnologia para lidar com casos de pico de forma rápida e eficiente, não deixando nada ao acaso.
4. Reduza os tempos de ciclo dos projectos
Os projectos de introdução de dados nunca devem ser apressados e não se deve comprometer o controlo de qualidade, especialmente no caso de transcrições sensíveis, como registos jurídicos, financeiros ou médicos. Dito isto, a rapidez é importante, especialmente quando os dados em questão podem oferecer valor e importância imediatos para a sua empresa. Afinal de contas, os dados tendem a ser mais úteis quanto mais são capturados. É provável que a sua equipa interna já tenha muito trabalho para fazer e outros compromissos para cumprir. Sobrecarregá-la com tarefas de introdução de dados pode levar rapidamente ao esgotamento e a uma maior rotação do pessoal, especialmente se desviar a atenção das suas funções principais. Além disso, as equipas internas trabalham durante o horário normal de expediente e as horas extraordinárias podem ser dispendiosas. A subcontratação de um serviço de introdução de dados significa que o trabalho pode ser processado enquanto a sua equipa interna está a dormir. Ao responder aos desafios de escala e velocidade, os melhores serviços de captura de dados podem reduzir drasticamente os tempos de ciclo dos projectos sem comprometer a qualidade.
Ao escolher o seu parceiro externo, deve assegurar-se de que este possui todas as capacidades necessárias para responder às suas exigências. A sua flexibilidade e profissionalismo são qualidades essenciais para responder da melhor forma às suas necessidades. Os seus serviços devem basear-se nos mesmos valores que os seus, para que se possa identificar com eles. Na Ubinaweb, temos mais de uma década de experiência na recolha e tratamento de dados. Já trabalhámos em casos de utilização tão simples como a transcrição para enriquecimento de bases de dados e tão complexos como a anotação de imagens para veículos autónomos. Para saber mais sobre a subcontratação da limpeza, transcrição e enriquecimento de dados em grande escala, contacte-nos e analisemos o seu projeto.
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